SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN FISIK DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI PENCARIAN DOKUMEN: STUDI KASUS PADA PT TRIPUTRA AGRO PERSADA

Abstrak

Arsip masih seringkali menjadi hal yang luput dari perhatian. Selama magang di PT Triputra Agro Persada, ditemukan bahwa dokumen hanya diletakkan secara tidak beraturan pada lemari arsip meskipun perusahaan memiliki sistem pengarsipan yang berdasarkan tahun dan nama vendor; namun pada departemen procurement, sistem ini tidak dijalankan dengan baik. Masih ditemukan dokumen yang tersimpan pada tahun yang salah atau tidak diletakkan sesuai dengan nama vendor. Hal ini menjadi penyebab pekerjaan di departemen procurement menjadi terhambat karena kesulitan mencari dan menemukan dokumen yang sudah tersimpan pada ruang arsip. Penelitian ini dilakukan menggunakan metode kualitatif yaitu dengan cara melakukan obervasi, terlibat langsung dalam proses, dan wawancara untuk menemukan akar masalah. Dari proses observasi, keterlibatan langsung, dan wawancara ditemukan bahwa sistem pengarsipan tidak berjalan dengan baik karena setiap personel memiliki beban kerja yang tinggi sehingga tidak memiliki waktu untuk bertanya kepada rekan terkait sistem pengarsipan. Hal lain yang ditemukan adalah tidak adanya tata cara yang secara tertulis diberitahukan kepada setiap orang di departemen procurement. Untuk itu, pemecahan masalah yang diambil adalah melakukan pencetakan terhadap tata cara pengarsipan yang ditempel pada kabinet untuk dibaca dan diterapkan oleh setiap orang yang akan menyimpan dokumen. Sosialisasi juga dilakukan agar secara lisan sistem ini diketahui. Dari pemecahan masalah tersebut, ditemukan bahwa pekerjaan di departemen procurement menjadi lebih efektif terutama yang terkait dengan pencarian dokumen.